Fatturazione elettronica contribuenti minimi e forfetari come i consumatori finali
L’Agenzia delle entrate ha fornito ulteriori chiarimenti in tema di fatturazione elettronica con la pubblicazione, sul proprio sito, delle domande più frequenti. Oramai l’adempimento è molto vicino e gli operatori devono prepararsi nel miglior modo possibile sciogliendo i dubbi “residui”.
Il problema dell’archiviazione sostitutiva
Uno degli aspetti che ha dato luogo alle maggiori preoccupazioni riguardava gli adempimenti dei contribuenti che hanno adottato il regime forfetario di cui alla legge n. 190/2014, o il regime di vantaggio (ex minimi). Le problematiche non interessavano il ciclo attivo di fatturazione, in quanto non sussiste, in questo caso, l’obbligo di emissione della fattura elettronica, ma il ciclo di fatturazione passiva (le fatture ricevute).
I predetti contribuenti riceveranno in molti casi le fatture in formato elettronico e si poneva il problema se sussistesse o meno l’obbligo di archiviazione sostitutiva. L’Agenzia delle entrate ha però trovato la soluzione e in un’ottica di semplificazione ha spiegato a quali condizioni i forfetari e gli ex minimi non saranno obbligati ad effettuare l’archiviazione sostitutiva dei documenti ricevuti in formato digitale.
Preliminarmente l’Agenzia delle entrate ha chiarito che i predetti contribuenti (minimi e forfetari) possono decidere di ricevere le fatture emesse nei loro confronti comunicando ai fornitori un indirizzo PEC ovvero il codice destinatario tramite il SdI. Solo in questo caso sussiste l’obbligo di archiviazione sostitutiva delle fatture di acquisto ricevute.
Guida alla fattura elettronica
L’esonero dall’obbligo di archiviazione sostitutiva: le condizioni
L’Agenzia delle entrate ha chiarito che le fatture elettroniche ricevute dai minimi e dai forfetari non sono soggette all’obbligo di conservazione sostitutiva nel caso in cui non venga fornito all’emittente l’indirizzo PEC ovvero un codice destinatario da utilizzare ai fini della ricezione. Per gli operatori Iva obbligati ad emettere la fattura elettronica dal 1° gennaio 2019, i contribuenti minimi e forfetari sono nella sostanza equiparati a “consumatori finali”. Pertanto, salvo che il cliente rinunci ad averne copia, i fornitori saranno tenuti a consegnarne un esemplare in formato analogico o elettronico.
Se non vengono comunicati né la PEC, né il codice destinatario i contribuenti non dovranno effettuare la conservazione sostitutiva con l’apposizione della marca temporale a chiusura del procedimento. Al fine di evitare che “scatti” l’adempimento dell’archiviazione sostitutiva è opportuno che i predetti soggetti comunichino preventivamente ai loro fornitori di non voler ricevere la fattura a mezzo PEC. Potrebbe essersi verificato che l’indirizzo di posta elettronica certificata sia stato fornito in passato al fornitore e in questo momento non se ne abbia memoria.
Potrebbe anche essersi verificato che il fornitore abbia acquisito autonomamente il predetto indirizzo dopo averne effettuato apposita ricerca.
La comunicazione preventiva potrà quindi essere utile per evitare complicazioni. In ogni caso, qualora a gennaio i predetti contribuenti dovessero ricevere una fattura a mezzo PEC potranno comunicare, nell’ipotesi in cui lo stesso soggetto dovesse emettere un’altra fattura, di cancellare dai propri dati anagrafici la PEC in modo da non utilizzarla neppure per errore.
Si pone poi il problema, qualora il contribuente dovesse ricevere a mezzo PEC una sola fattura nel corso del periodo d’imposta, se l’obbligo di archiviazione sostitutiva riguardi esclusivamente l’unico documento ricevuto attraverso il predetto canale di trasmissione, ovvero ogni altra fattura ricevuta in formato digitale. L’Agenzia delle entrate non ha affrontato espressamente il problema, ma si ritiene che la ricezione occasionale di una fattura a mezzo PEC non faccia scattare l’obbligo generalizzato di archiviazione sostitutiva per ogni documento. Tale obbligo risulterà circoscritto all’unico documento ricevuto e mezzo PEC.
L’obbligo di numerazione delle fatture ricevute
Il venir meno di tale obbligo (l’archiviazione sostitutiva) non vuole significare che i predetti contribuenti non debbano numerare e conservare, sia pure senza l’apposizione della marca temporale, le fatture ricevute. Trattandosi di soggetti di fatto equiparati a consumatori finali dovrebbero ricevere un esemplare del documento in formato analogico. Tale esemplare sarà sottoposto alla numerazione e alla conservazione.
Se, invece, gli stessi contribuenti dovessero ricevere solo un esemplare del file in formato in XML, sussisterebbe comunque l’obbligo di conservazione, senza però apporre la marca temporale. In ogni caso un esemplare della fattura potrà essere acquisito anche autonomamente prelevandola direttamente da un’apposita area riservata del sito WEB dell’Agenzia delle entrate.
Guida alla fattura elettronica
Fattura elettronica non per forza sulla PEC obbligatoria