FATTURA ELETTRONICA FISSATE LE REGOLE TECNICHE
Con il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate protocollo 89757/2018 del 30 aprile sono state definite le regole tecniche che regoleranno le fatture elettroniche (per brevità fte). Tali regole varranno a partire dall’introduzione dell’obbligo generalizzato di fatturazione in esclusiva modalità elettronica, e quindi dal 1 gennaio 2019 per tutti i rapporti intercorrenti tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nello Stato, con la sola esenzione dei contribuenti minimi e forfettari e, in via anticipata, a partire dal 1 luglio 2018 per il settore carburanti e nei sub appalti verso la Pubblica Amministrazione.
Dalla lettura delle specifiche tecniche emergono le modalità operative che dovranno seguire gli operatori per la gestione del flusso delle fte. I documenti dovranno essere predisposti sulla base di un tracciato standard xml predisposto dall’Agenzia delle Entrate, e contenere le informazioni minime di cui all’articolo 21 del D.P.R. 633/72, ferma restando la possibilità di inserire informazioni facoltative utili alla gestione del ciclo attivo e passivo degli operatori quali, ad esempio, estremi di pagamento, presenza di ritenuta d’acconto, ecc.
Per la predisposizione delle fatture gli operatori potranno utilizzare una serie di servizi messi a disposizione dall’Agenzia: la procedura web già presente sul sito AdE, oppure la nuova applicazione per dispositivi mobili (app) che sarà resa disponibile a breve, o ancora un software installabile sul proprio personal computer, anche questo in fase di rilascio.
Per la trasmissione dei file, che transiteranno tutti dal SDI (Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate), per venire poi da questo recapitati al destinatario finale, occorrerà innanzi tutto farsi riconoscere dal sistema. A tal fine si potrà utilizzare la PEC o le procedure messe a disposizione dell’Agenzia (piattaforma web – accesso consentito con SPID, Entratel, Fisconline e CNS – oppure l’app – accesso consentito solo con Entratel o Fisconline).
In alternativa, ma previo accredito che consentirà di verificare le regole di colloquio tra la propria piattaforma informatica e quella dell’AdE e l’ottenimento di un proprio codice identificativo di riconoscimento composto da 7 cifre, si potranno utilizzare sistemi di cooperazione applicativa su reti internet (web service) oppure effettuare trasmissioni di dati tra terminali remoti (protocollo FTP).
I files trasmessi non dovranno essere necessariamente firmati, ma in caso di firma verrà controllata la validità del certificato ed in caso di esito negativo il file sarà scartato.
Il SDI controllerà gli invii e entro 5 giorni potrà rilasciare ricevuta di scarto. In tal caso la fattura si darà come mai emessa e, se necessario, laddove il documento sia già stato contabilizzato, si dovrà procedere ad una nota di variazione interna contabile per annullarlo (nota di variazione che non transiterà da SDI).
Ogni soggetto, come vedremo nel seguito, potrà registrare un proprio ‘indirizzo informatico preferenziale’ al quale ricevere le fatture elettroniche, indicando all’Agenzia delle Entrate la propria PEC o il proprio codice identificativo. In tal caso, tutte le fte ricevute verranno sempre recapitare a tale ‘indirizzo’.
Quindi, nella compilazione di una fte , laddove il proprio cliente abbia memorizzato tale indirizzo preferenziale sarà quello da considerarsi. Tale recapito prevarrà sempre, anche su eventuali indicazioni diverse pervenute da parte del cliente stesso.
In assenza di indirizzo preferenziale registrato da parte del cliente, per identificare il destinatario occorrerà indicare il codice identificativo fornito dal cliente stesso. Laddove, poi, questo codice risulti inesistente, la fattura sarà messa a disposizione da parte del SDI nell’area riservata del cliente. Il fornitore in questo caso riceverà un avviso dal SDI e dovrà informare il cliente di tale circostanza, volendo inviando anche una copia della fattura, in formato analogico – ovvero cartaceo – o digitale.
Se non c’è indirizzo preferenziale, ed il cliente non è dotato nemmeno di codice identificativo, il recapito avverrà tramite identificazione basata sulla PEC. Pertanto, nella compilazione della fte si indicherà quale codice destinatario “0000000” e poi si compilerà il campo PEC del destinatario.
Per la fatturazione a privati (e quindi in fte il campo partita IVA risulterà non compilato), alla voce codice identificativo si indicherà “0000000” e non dovrà essere indicata nemmeno la PEC del destinatario. Il SDI metterà a disposizione del non titolare di partita IVA la fattura, nella propria area riservata, ma in caso di fatturazione B2C il fornitore dovrà sempre e comunque consegnare copia della fattura al cliente (cartacea o informatica), ed informarlo anche che potrà trovare la fte nella propria area riservata del sito AdE. Il documento si considererà, in questo caso, ricevuto comunque nella data di messa a disposizione sul sito, indipendentemente da quando e se sarà visualizzato dal destinatario.
Infine, per la fatturazione verso contribuenti minimi e forfettari, il codice identificativo sarà sempre valorizzato a “0000000”. Il SDI metterà a disposizione del cliente la fattura, nella propria area riservata. Il fornitore dovrà avvisare i cliente della disponibilità di tale fattura, e volendo potrà allegare copia analogica o digitale della fattura stessa. Il medesimo comportamento dovrà essere tenuto in caso di fatturazione effettuata verso produttori agricoli ai sensi dell’articolo 34 comma 6 del DPR 633/72, così come nel caso si debba fatturare verso un soggetto business che non abbia comunicato nulla, né indirizzo preferenziale, né codice identificativo e nemmeno la PEC.
A specchio, per poter ricevere una fte, occorre essere titolari di un indirizzo PEC. E’ altresì possibile utilizzare sistemi di cooperazione applicativa o protocollo FTP, ma in questo caso è necessario primariamente procedere all’accredito, in modo tale da ottenere il proprio identificativo a 7 cifre.
Come abbiamo visto, è possibile registrare nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate un proprio recapito preferenziale al quale ricevere tutte le fte, indicando la PEC oppure il proprio codice identificativo. Nel caso in cui non si registri il proprio ‘indirizzo telematico standard’, di volta in volta si fornirà la PEC o il codice identificativo ai propri fornitori. Al fine di semplificare e velocizzare la trasmissione dei dati identificativi tra i soggetti, verrà messa a disposizione sul sito web dell’AdE una funzione di generazione di QR code (ovvero quei codici bidimensionali che permettono di codificare informazioni). Con la scansione di tali QR code, tramite applicazioni compatibili, sarà possibile acquisire più velocemente e senza possibilità di errori le informazioni anagrafiche delle proprie controparti, compresa l’eventuale PEC o il codice identificativo del SDI.
Per quanto riguarda le note di variazione, valgono le medesime regole previste per la fte, tuttavia eventuali variazioni dovranno essere richieste e discusse dalle parti al di fuori del SDI. Scompare, infatti, tutta la fase attualmente prevista di accettazione del file o possibilità di rifiuto dello stesso da parte dell’acquirente / committente.
Quanto alla data di emissione del documento, varrà quella indicata sul documento, mentre quale data di ricezione (rilevante ai fini della detraibilità IVA) varrà quella di avvenuto recapito da parte del SDI – che a recapito avvenuto rilascia apposita ricevuta di consegna all’emittente.
In caso di impossibilità al recapito (es. canale FTP del destinatario non funzionante o PEC piena), l’emittente viene avvisato di tale circostanza. La fattura si considera comunque emessa, ma spetterà all’emittente avvisare il destinatario (tramite canali diversi dal SDI) che il recapito non è stato possibile e che la fattura è stata posta a disposizione da parte del SDI nella propria area riservata del sito dell’Ade (nel mentre, è anche possibile inviare al cliente una copia della fattura analogica o digitale). In questo caso, per quanto riguarda la posizione dell’acquirente / committente, la fattura si considererà ricevuta ai fini fiscali quando il destinatario la visualizzerà accedendo alla propria area web riservata.
Come si è detto, nel caso di fatturazione a privati, la fattura si considera comunque ricevuta dalla data di messa a disposizione nell’area riservata, indipendentemente dalla visualizzazione da parte del destinatario.
La conservazione sostitutiva sarà effettuata gratuitamente da parte dell’Agenzia delle Entrate, previa adesione del contribuente ad apposito accordo di servizio. Tale adesione potrà essere effettuata solo accedendo alla propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate e espletando l’apposita procedura.
Tutto il flusso, dall’emissione alla ricezione, ed anche alla conservazione sostituiva, può essere delegato ad un intermediario, che può anche essere diverso da quelli di cui all’articolo 3 del D.P.R. 322/98. La delega può essere conferita tramite area riservata del sito, oppure compilando e consegnando apposito modulo agli uffici dell’Agenzia. In caso di conferimento di delega, nei rapporti con i propri clienti / fornitori si fornirà il codice identificativo, oppure la PEC, del soggetto delegato.
E’ possibile, inoltre, conferire una delega alla consultazione ed al download di tutta la documentazione utile, per esempio, per la ‘consegna’ delle fatture al commercialista. Questa delega, conferibile sempre a mezzo web o presso gli uffici, è conferibile anche ai soggetti di cui all’articolo 3 DPR 322/98 (intermediari abilitati).
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